Privacyverklaring Praktijk

Psychologiepraktijk Dekkers, gevestigd te Amersfoort en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84084596, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Psychologiepraktijk Dekkers met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Psychologiepraktijk Dekkers persoonsgegevens verwerkt:
a. (potentiële) patiënten;
b. bezoekers aan Psychologiepraktijk Dekkers;
c. bezoekers van www.psychologiepraktijkdekkers.nl
d. deelnemers aan bijeenkomsten van Psychologiepraktijk Dekkers;
e. sollicitanten;

f. alle overige personen die met Psychologiepraktijk Dekkers contact opnemen of van wie Psychologiepraktijk Dekkers persoonsgegevens verwerkt, 

2.      Verwerking van persoonsgegevens

Psychologiepraktijk Dekkers verwerkt persoonsgegevens die:

a.      een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de website) heeft verstrekt, zoals contactgegevens of andere persoonsgegevens;

b.      met toestemming van de betrokkene worden opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers;

c.       tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van Psychologiepraktijk Dekkers zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt. Zie verder onderstaand privacyverklaring van de website;

d.      indien van toepassing en met toestemming van de cliënt zijn gegenereerd aan de hand van video-opnames tijdens sessies (voor supervisie of scholing), en via toepassingen voor e-health.

3.      Doeleinden verwerking 

Psychologiepraktijk Dekkers verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a.      het uitvoeren van een geneeskundige behandelovereenkomst en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;

b.      het onderhouden van contact, door uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd; 

c.       het verbeteren van de praktijkwebsite www.psychologiepraktijkdekkers.nl;  

d.      het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de website voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;

e.      het bewaken van de toegang tot de praktijk en het beschermen van vertrouwelijke gegevens. 
f.      bijhouden en verbeteren van de deskundigheid van de behandelaar.

3.      Rechtsgrond

Psychologiepraktijk Dekkers verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

a.   toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;

b.   uitvoering van -of met het oog op- het sluiten van een geneeskundige behandelovereenkomst, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de zorgverzekeringsmaatschappij e.d.;

c.   een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of het BSN te registreren;

d.   een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst.

4.         Verwerkers

Psychologiepraktijk Dekkers kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Psychologiepraktijk Dekkers persoonsgegevens verwerken. Psychologiepraktijk Dekkers sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) daaraan stelt. 

5.         Persoonsgegevens delen met derden

Psychologiepraktijk Dekkers deelt persoonsgegevens met derden, als dat in het kader van de behandeling (bijvoorbeeld een verwijzing) is aangewezen of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Psychologiepraktijk Dekkers deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijeenkomsten samen met een andere organisatie worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld. 

6.         Doorgifte buiten de EER 

Psychologiepraktijk Dekkers geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Psychologiepraktijk Dekkers ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

7.         Bewaren van gegevens

Psychologiepraktijk Dekkers bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Psychologiepraktijk Dekkers hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

a.      medische gegevens: ten minste 20 jaar na het einde van de behandelovereenkomst; 

b.      (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens; 

c.       gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht; 

d.      gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure; 

e.      bezoekers van de website: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

8.         Wijzigingen privacystatement

Psychologiepraktijk Dekkers kan dit privacystatement altijd wijzigen. Een actuele versie van het privacystatement wordt op de website van Psychologiepraktijk Dekkers gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat jij bekend bent met eventuele wijzigingen.

9.         Rechten, vragen en klachten

Jij hebt het recht Psychologiepraktijk Dekkers te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kun jij contact opnemen met Psychologiepraktijk Dekkers door een e-mailbericht te sturen naar [email protected]. 

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Psychologiepraktijk Dekkers persoonsgegevens verwerkt, kun je contact opnemen met Psychologiepraktijk Dekkers door een e-mailbericht te sturen naar [email protected]. Een klacht tracht ik naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kun jij je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). 

Aanvulling Privacyverklaring

Ik hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Bovenstaande privacyverklaring legt uit hoe ik binnen mijn praktijk met informatie omga, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).  De onderstaande informatie is niet bedoeld als vervanging van de privacyverklaring, maar als een aanvulling daarop.
 
Jouw dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van jouw aanmelding jouw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over je gezondheid, bijvoorbeeld voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om jouw identiteit vast te stellen en jouw burgerservicenummer (bsn) te noteren.
Ik bewaar in jouw dossier ook de voor jouw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Beveiliging van jouw dossier
Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal jou dan ook op de hoogte stellen.

Toegang tot jouw dossier
Alle personen in de praktijk die bij jouw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot jouw dossier. Dit geldt ook voor de collega die mij vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Jouw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.

Informatie delen met …
Huisarts/verwijzer
Alleen met jouw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik je doorverwijs.

Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit jouw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik je opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als jij toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.

Zorgverzekeraars
Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van jouw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn en zorgtypering). Als je hier bezwaar tegen hebt, kunt een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee je aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Je kunt deze bij mij opvragen. Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden.
Voor sommige behandelingen heb jij -op grond van de polisvoorwaarden van jouw zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als jouw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar mij om informatie vragen over de diagnose. Als je bezwaar hebt tegen deze informatieverstrekking, kun je dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat jouw zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.
Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is jouw toestemming niet vereist; ik zal je hierover wel vooraf informeren.

Het landelijk dbc-informatiesysteem (DIS)
DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als je hiertegen bezwaar hebt, kun je de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

Visitatie
Om goede zorg te blijven geven, wordt eens per 5 jaar mijn praktijk gevisiteerd door een audit commissie van mijn beroepsvereniging LVVP. Tijdens de visitatie wordt in het kader van kwaliteitsbewaking van een aantal dossiers beoordeeld of deze voldoen aan de kwaliteitseisen. Deze visitatie vindt plaats door zorgverleners die geheimhoudingsplicht hebben. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, geef het gerust aan.

Intervisie, supervisie of consultatie
In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit jouw identiteit niet af te leiden is.
 
Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over jouw behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval jouw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met jouw doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.
Als je mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.
Ook als jij toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik een eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor jou kan zijn. Meer hierover kun je lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

Bewaartermijn van jouw dossier
Als jouw behandeling is afgerond, wordt het dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als je jouw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Jouw rechten
Als cliënt heb je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over jou worden vastgelegd in jouw dossier. Namens jou kan ook jouw wettelijke vertegenwoordiger of een door jou schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar
mijn oordeel jouw belangen zou schaden, dan hoef ik daaraan geen gehoor te geven.

Recht op inzage en afschrift
Je hebt recht om jouw dossier in te zien en je kunt om een kopie vragen; ik reageer binnen één maand op jouw verzoek. U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als jij digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik jou ook digitaal een kopie van jouw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals jouw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor jouw inzagerecht (tenzij deze gegevens door jou zijn verstrekt). Ik zal jou daar in dat geval over informeren.

Recht op correctie of aanvulling
Als je vindt dat bepaalde gegevens in jouw dossier niet kloppen, dan kun je mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, indien je dat wenst een aanvullende verklaring met jouw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens jou op dat moment niet relevant, maar wil je ze toch bewaren, dan kun je verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Ik reageer binnen één maand op jouw verzoek.

Recht op vernietiging
Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) jouw gegevens uit jouw behandeldossier te laten vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op jouw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan jouw verzoek te voldoen, zal ik dat aan jou laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.
Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor jouw gegevens in mijn administratie (factuur, ZPM-declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren.
In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan jouw verzoek te voldoen; ik zal jou dan uitleggen waarom.

Veilige communicatie
Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik je aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor een beveiligd e-mailprogramma.
Voor meer informatie over de privacy van jouw gegevens verwijs ik u naar het privacystatement.